先记录使用房间、参考图和组合后的整体尺寸；再把花器、花枝、枝干、内托及可拆件分开列明。准确区分材料，要求供应商说明包含内容、维护资料和使用边界。涉及天然植物材料时，发运承诺前先查目的地最新官方进口要求。
| 项目 | 应写清的内容 |
|---|---|
| 整体组合 | 记录整体高、宽与方向，并标为需通过样品确认；注明参考图是一套供货组合，还是多个物件的场景搭配。 |
| 花器尺寸 | 分别列出外形、开口与底部尺寸。让供应商确认材料及花器是否适合所述用途，不能用照片证明其不漏水。 |
| 植物材料属性 | 将仿真组成件与天然、保鲜或干燥材料分开，记录供应商材料描述及目的国，让所需进口复核依据实际内容进行。 |
| 组成件与饰面样品 | 列清花枝或物件数量、颜色参考、饰面样品，以及是否含内托或支撑件。效果参考含额外物件时，尤其要写明不含项。 |
| 包装与复位 | 确认哪些部分整装运输、哪些单独包装。让收货团队同时拿到供应商组成清单与组合参考，并明确现场复位或布置由谁完成。 |
把这些带进下一次沟通。
- 组合整体与花器尺寸分开记录。
- 仿真与天然材料已区分。
- 每个包含件及不含项已列明。
- 目的地复核、维护与复位责任已明确。