以一份房间—选品清单作为配饰对照。每件选品关联确认版本、数量和包含件，再对应包装箱，并明确分批到货。约定谁记录状态、谁处理差异。这样能形成更清楚的交接资料，但不保证零破损，也不替代约定的采购和运输条款。
| 项目 | 应写清的内容 |
|---|---|
| 固定房间与选品编号 | 使用房间编号加唯一选品编号，数量单列，便于相同物件按房计数。替换选品应形成新版本，不静默覆盖已确认图片。 |
| 确认版本与组成件 | 关联有权使用的参考、关键尺寸、材料或饰面样品，以及包含件清单；接收装箱资料前，先能区分整套与其中一个组件。 |
| 包装箱对应 | 要求供应商把箱号对应至选品编号和数量。一件分多箱或一箱含多件时，明确记下对应关系，包括单独包装的配件。 |
| 状态与到货记录 | 约定发货前需提供的状态照片和包装资料。收货时记录箱号、数量及可见问题，保留相关标签和照片，形成有事实依据的差异报告。 |
| 明确交接责任 | 明确收货联系人，以及核对缺件或错件的人。签收到货不等于质量验收、索赔结案或批准替换物件，分别记录。 |
把这些带进下一次沟通。
- 每件有房间、编号、数量与确认版本。
- 包含件与分箱关系可追溯。
- 状态证据与差异处理方式已约定。
- 签收与验收、索赔分别记录。